Как перестать тратить время впустую?

Как сэкономить времяДеловые люди часто жалуются на недостаток времени, причина этого кроется не в чрезмерной загруженности рабочего дня, а расход времени на посторонние ненужные вопросы. То есть масса времени тратиться впустую.

Каждый человек расходует время по-разному, это зависит от характера человека, его способностей, уровня знаний. То , куда бесполезно утекает время, принято называть дырами, которых существует не так уж и мало.

 Первая дыра — не те цели и не те приоритеты.

Представьте, что вы порезали руку, начинаете судорожно искать материал для того, чтобы забинтовать рану, бегать к соседям за зеленкой и т.д. Целесообразнее было бы предварительно иметь под рукой заранее купленную аптечку, чтобы не метаться и не терять времени на остановку крови и обработку раны. Это был бы более продуктивный подход к данному вопросу.

 Алгоритм целесообразных действий:

1.Оценить исходные данные
2.Расставитьприоритеты
3.Разделить необходимые дела на две группы: это я делаю сам(а), а это делегирую другим. Надумали делать ремонт, тогда сначала уточните порядок согласования перепланировки квартиры, затем наймите рабочих, пусть они выполняют работу, не ездите по 10 раз в магазин, заранее составьте список всего, что нужно для ремонта.
4. Не делать того, что нецелесообразно
5. Стараться всё записывать(составляете список всех дел(рабочие, домашние, общественные), намечаете дату выполнения, расставить приоритеты для выполнения дел).

Вторая дыра — отсутствует письменный план действий

Составление плана сегодня для бизнесмена – жизненная необходимость. Планирование надо начинать с ближайших 12 месяцев, указывая значимые даты, важные переговоры и сделки, определение время для отпуска и т.п. Рекомендуется готовить план на предстоящую неделю в пятницу, субботу или воскресенье. Подготовка плана на неделю выстраивается в соответствии с годовым планом. В еженедельном плане нужно отметить 7 колонок или страниц, каждая из которых будет соответствовать определенному дню недели. Каждое дело на день следует начинать выполнять и заканчивать в строго отведенное для этого время, дабы сэкономить его. Ежедневник лучше всего всегда иметь при себе, ведь постоянно будут появляться новые дела, которые можно будет внести в свой распорядок, не нарушая его. Конечно, сначала будет трудно привыкнуть к новому распорядку, однако со временем вы поймете, что стали больше успевать и что времени хватает на все необходимые дела.

 Третья дыра — отбрасывание «задачи коммивояжера».

Чтобы опять же сэкономить свое время, старайтесь в соответствии со своим недельным планом, организуйте на день встречи в тех местах, которые будут находиться рядом. Если реально послать вместо себя кого-то другого, кто сможет выполнить ваши функции, то смело делегируйте полномочия, чтобы не тратить свое драгоценное время.

 Четвертая дыра — искоренение следствия, а не причины.

В своем ежедневном плане следует закладывать резерв времени на случай возникновения форс мажора. Если у вас постоянно возникает одна и та же неприятность, то это ваш просчет в планировании, анализируйте подобную ситуацию, искореняйте не следствие ее, а причину. Предотвратить непредвиденную ситуаций легче и дешевле, чем бороться с ее последствиями.

Пятая дыра — «стрельба из пушки по воробьям».

Эффективность работы – вот цель любой компании. Для эффективности деятельности необходимо организовать работу помощников, а не пытаться всё сделать самому. За выполнением второстепенных дел, можно упустить важные дела, которые приносят прибыль.

 Шестая дыра — «повис на проводе»

Телефон в работе может стать помехой, если разговор превращается в болтовню. Многие любят создавать впечатление великой занятости, разговаривая по телефону. Поэтому телефоном тоже надо уметь пользоваться.

 Правила организации работы с телефоном

1.Установить номер телефона, работающий только на прием, чтобы клиент мог быстро получить нужную информацию.

2.поставить систему учета использования телефона сотрудниками, чтобы фиксировать кто и куда звонил.

3.организовать ежемесячный анализ расходов за телефонную связь и эффективность этих связей.

4.можно использовать принцип reception, при которой например секретарь принимает все входящие звонки, а затем распределяет их по нужным отделам.

5. через секретаря стоит пропускать и звонки руководителю, делая записи результатов разговора в еженедельнике.

 Седьмая дыра — бумажная работа

Существует ряд правил по работе с бумагами:

1. в организации должны составляться только те документы, перечень которых утвержден руководителем.

2.необходим архив, чтобы избежать накопления ненужных и неучтенных документов.

3.Корреспонденция должна проходить регистрацию

4.ежедневный сбор почты и установление определенного времени для ее просмотра руководителем.

5.подготавливать документы тогда, когда они уже продуманны и ясны в изложении.

 Восьмая дыра — компьютерные игры.

Компьютерные игры – бич организаций. Они отнимают от рабочего времени коллектива уйму времени, распаляя азарт сотрудников. Играя в игры для работы остается совсем мало времени, что сказывается на эффективности функционирования организации.

Девятая дыра — общение, превращаемое в болтовню

Переговоры, сделки, общение с клиентами и партнерами должно быть регламентировано и не превращаться в утомляющую навязчивую болтовню. Это может обернуться против вас. Вы впустую тратите время на разговоры, если клиент не заключает с вами соглашения.

Десятая дыра — >непродуктивные совещания

Проведение встреч, совещаний, собраний следует четко планировать и готовить:

•для каждой встречи определить повестку дня, определить время на рассмотрение каждого вопроса;

•составить список участников, перечень тех, кто готовит выступление, форму выступления;

•на каждый вопрос приглашайте по списку тех, кого вы хотите видеть в указанное время;

•приготовьте проект решения отдельно по каждому вопросу;

•необходимо вести протокол, который должен быть готов в тот же день, где указывается: участники, повестка дня, выступающие, внесенные замечания, что решили, какие были поручения, в какой срок;

• каждый участник должен получить на руки экземпляр для ознакомления и контроля возложенных на него обязательств;

Одиннадцатая дыра — нарушенная коммуникация

Такая ситуация может возникать из-за неумения четко излагать свою мысль, из-за неправильного восприятия услышанного, из-за отсутствия четкой позиции  по рассматриваемому вопросу. Это приводит к тратам. Следует работать над этим как руководителю, так и сотрудникам, имеющим подобные проблемы.

Рубрика: Статьи 30 March , 2012

Изучение Человека

Детская психология Женская психология Медитация, релаксация Человек как личность Отношение к деньгам Отношение к жизни Отношения с собой Семейные и любовные отношения Страхи и фобии Психо-эмоциональные комплексы Общество, лидерство

Психология в общем

Медицина Болезни и лечение НЛП Основы психологии Психология и бизнес Сильные Личности